Réunionite aigüe : on fait quoi docteur ?

Les chiffres vont bon train sur les Français et les réunions. À chaque jour, il en va de sa nouvelle donnée sur le sujet. Une dernière en date : les cadres leur consacreraient 27 jours par an, d’après une étude lFOP réalisée en 2018. C’est plus que les congés payés !

Méthode de travail tantôt adorée tantôt détestée, l’heure est à la réflexion sur les moyens d’optimisation pour rendre ces temps d’échange plus productifs, efficaces et agréables pour tous. 

Zou bisou bisou.

Connaissez-vous la méthode B.I.S.O.U. ? Il s’agit d’une série de 5 questions à se poser avant d’acheter un nouveau produit…pour éviter les achats impulsifs et la surconsommation. 

Et si on s’en inspirait et la mettait en pratique avant d’appuyer sur le bouton d’invitation pour une énième réunion ? 

B comme… Besoin.

Point de départ indispensable, il s’agit de prendre le temps de définir son besoin. Pourquoi souhaitons-nous organiser une réunion ? Quels sont les objectifs derrière tout ça ? Quels sont les critères de réussite ? Qui faut-il convier ? 

Ce format est-il vraiment bien adapté ? Ne serait-ce pas un moyen de me rassurer plutôt qu’une vraie démarche constructive ? Pourquoi inviter ces profils ? 

Autant de questions qui permettront de remettre en perspective l’objet et surtout l’objectif de la réunion avec les moyens à disposition. 


I comme… Immédiat.

En matière de consommation, l’immédiateté est le graal. L’objectif pour les marques : éviter aux consommateurs de se poser trop de questions pour des achats faits dans la minute, voire la seconde. 

Et les réunions n’échappent pas vraiment à ce principe. A peine discutée, l’invitation est déjà lancée. Pourtant, il peut être intéressant de laisser le sujet retomber. Attendre quelques jours (ou quelques heures) pour interroger son besoin et surtout regarder les autres possibilités. 

Alors, tournons 7 fois notre langue dans la bouche avant toute proposition de rendez-vous !


S comme… Semblable.

Cette question est finalement assez simple mais demande là aussi une certaine prise de recul. 

Une réunion de ce type a-t-elle déjà été menée ? Quels en ont été les enseignements tirés ? Pourquoi recommencer ? Pourquoi la faire ? Le sujet a d’ailleurs peut-être déjà été abordé ? 


O comme… Origine

Point plus spécifique à la consommation d’objet qui questionne alors les méthodes de production et l’empreinte énergétique, il n’empêche que la problématique des profils peut être rattachée à ce point. 

Qui sont les personnes à rassembler pendant ce temps d’échange ? Quels sont les rapports hiérarchiques ? 

Tout comme la méthodologie utilisée : quelles sont les techniques d’animation les plus adaptées ? Comment fédérer ? Quels sont les points bloquants dans le processus de créativité ?


U comme… Utilité

Ici, la question est centrale. Parce qu’il est toujours bon de s’interroger sur le pourquoi du comment et prendre le temps de remettre en cause nos modes de fonctionnement, qui deviennent vite automatiques. 

Est-ce une réunion vraiment utile ? Pourrais-je m’en passer ? Comment ? Qu’aurais-je alors à gagner ? Si cette réunion devait être annulée, comment pourrais-je me débrouiller ? 

Avec quels éléments devons-nous en ressortir ? Quelles sont les prochaines actions à mettre en place ? 


Mais alors, maintenant on fait quoi ? 

Cette fois, vous avez beau retourner le problème dans tous les sens ; pas de doute, cette réunion est nécessaire. Mais alors, comment la rendre la plus constructive possible ? 

Encourager les réunions dites « actives ». 

Oubliées les réunions où chacun est assis (pour ne pas dire avachi) sur chaise et table… les formats se veulent aujourd’hui beaucoup plus impliquants. C’est ainsi que beaucoup d’initiatives émergent pour rendre ces moments plus ludiques et interactifs. 

Lego en est un bel exemple : en lançant Lego Serious Play, l’idée est de laisser faire ses mains et retrouver son âme d’enfant pour trouver des solutions à des problèmes de grands. La salle de réunion se transforme alors en salle de jeu nouvelle génération. Une méthode qui semble avoir un bon écho : qui n’aime pas revenir en enfance ? 


Les réunions sont partout.

La problématique de l’aménagement des espaces professionnels est clairement en lien avec les pratiques de réunion. Les idées sont nombreuses pour repenser les formats et créer ainsi un panel large de possibilités. De la pause café au canapé négligemment posé dans le couloir, il est de plus en plus possible d’organiser des sessions de réunion partout. 

Puisque l’heure est à la flexibilité comme le rappelle Human Spaces dans cet article.

Loin de là l’idée d’en faire une consommation excessive, l’objectif est plutôt de proposer des formats plus courts, spontanés qui aident à échanger rapidement sur un point et pouvoir alors passer à l’action. En replaçant l’humain au coeur de la conception, les réunions muent pour devenir des interactions plus ou moins longues, plus ou moins structurées mais toujours imaginées avec un objectif fixé à l’avance.


Garder une trace. 

Le problème des réunions est qu’elles sont trop rarement sources de compte-rendu. Se crée alors une forme de frustration où chacun est sorti de sa zone de confort pour proposer, réagir, être créatif… et repartir bredouille. 

Mais les solutions se multiplient pour encourager à plus de formalisation de bilan. 

Le digital est alors clairement un allié : par exemple, Get Yellow numérise tous les contenus produits en réunion et atelier d’idéation. De quoi cette fois, repartir avec une vraie base de travail. 


La war room, en mode projet. 

Le concept de « war room » tient en quelques mots : personne ne sortira de la salle avant d’avoir atteint l’objectif énoncé. Plus qu’une simple réunion, l’idée est donc de s’organiser en mode projet. L’ensemble de l’équipe est réunie, tous les profils se faisant face, pour encourager aux échanges et avancer ensemble dans la même direction. Une méthode qui fait ses preuves, tant que la mission est clairement exprimée dès le début. Les aléas sont mieux gérés et la coopération est de mise.

L’exemple du DAT (Data Acceleration Team) de Nestlé en Suisse est intéressant : une équipe composée de cadres venus des 4 coins de la planète, a 8 à 9 mois pour imaginer une stratégie orientée vers les clients, par l’analyse de toutes les datas disponibles. Ce principe est intéressant puisqu’il reprend les codes de la réunion classique (rassembler des expertises différentes, fixer un cap) tout en permettant de tenir dans la durée (une mission à moyen terme plus ambitieuse qu’à l’accoutumée). 

 

Et à chaque entreprise son style. 

Si les formats des réunions ont été d’abord renouvelés par les entreprises plutôt en lien avec l’innovation ou la technologie (merci Google), aujourd’hui, tous les employeurs tentent d’imposer leur style. 

Puisqu’il s’agit d’une belle opportunité d’incarner ses valeurs en les rendant concrètes. Et les RH l’ont bien compris !

Par exemple, quand une entreprise valorise sa capacité à être en mouvement, les candidats vont être en attente de dynamisme dans les techniques d’animation. Quand une autre souligne son empathie pour le consommateur, il peut alors être logique d’attendre des réunions où l’interaction, la rencontre sont centrales. 

Il est alors intéressant de noter cette porosité entre les valeurs énoncées et les mesures entreprises. 


Vous l’aurez compris : si la réunion est chahutée, elle est pourtant structurante dans les entreprises. Parce qu’elle répond à l’envie très actuelle de travailler de façon plus collaborative, horizontale et créative. Encore faut-il, comme tout outil, l’utiliser à bon escient en prenant le temps de définir un cadre en amont. Pour alors imaginer des techniques appropriées et enclencher un cercle vertueux. Zou bisou bisou.


Retrouvez cet article sur notre Facebook Welcome to the Jungle Recruiters et partagez nous vos expériences et vos initiatives !

Rédaction : Solenne 

Photos : WTTJ


Retrouvez nos articles RH directement dans votre boite mail

Retrouvez nos articles RH directement dans votre boite mail