Remote: Office Not Required par Jason Fried et David Heinemeier Hansson

Notre 6e lecture indispensable vous aidera à rejoindre la révolution du télé-travail, à obtenir le meilleur de vos équipes de télé-travailleurs ainsi qu’à devenir plus productif. La gestion des travailleurs à distance peut paraître difficile à ceux qui sont habitués à voir leurs employés travailler de 9 à 17 heures au bureau, mais elle s’avère en réalité plus efficace, car il s'agit là de travail et de rien de plus que de travail ! Remote: Office Not Required (2013) s'adresse à tous les managers, qu'ils soient « old-school » ou « ouverts d'esprit », afin de les convaincre que le télé-travail est une tendance qu'ils devraient adopter. Le livre regorge de conseils pratiques et utiles en matière de RH. Dans un monde où le travail à distance est en train de gagner du terrain, les managers peuvent-ils encore se permettre de l'ignorer ?

« C'est le travail et non pas l'horloge qui compte ». « Le privilège du luxe des 20 prochaines années sera de quitter la ville. Pas comme un serviteur tenu en laisse en périphérie, mais pour habiter réellement partout où l'on veut ». « Lorsqu’on leur laisse une certaine liberté, les humains disposent d’un incroyable pouvoir de satisfaire à d’exigeantes attentes en matière de raison et de responsabilité ». « Pour tous ceux qui sont actuellement coincés dans les embouteillages » – Jason Fried et David Heinemeier Hansson dans Remote.

Remote est le deuxième guide pratique et best-seller de Fried et Hansson

Les auteurs de Rework (2010) et Remote (2013) sont également les fondateurs de l'éditeur de logiciels Basecamp, fondé en 1999 à Chicago. Avec Remote, ils se sont donné une nouvelle occasion de promouvoir Basecamp, leur outil de gestion de projets conçu pour aider les gens à travailler plus efficacement. 

Bien que le livre soit lié à l'activité des auteurs, il s'agit néanmoins d'un livre de gestion utile. Ils se basent sur leur propre expérience de travail : en tant que fondateurs de 37signals (Basecamp), ils ont eu une expérience de première main dans le domaine du travail, de l'embauche et de la gestion à distance. Leurs conseils sont précieux, outre le rôle du livre en termes de « placement de produit ». Ils sont certainement encore plus pertinents aujourd'hui, maintenant de nombreux nouveaux outils collaboratifs sont disponibles sur le marché. Le livre a été publié en 2013, plus d'un an avant le lancement de Slack, trois ans avant le développement de Workplace par Facebook et le déploiement de Teams par Microsoft. Quoi qu'il en soit, le livre de Fried et Hansson prend encore plus de sens à présent que leur produit commence à devenir un peu obsolète ! 

Le travail de Jason Fried et David Heinemeier consiste de plus en plus fréquemment à donner des conseils en matière de gestion et de productivité en plus d’assurer le développement de logiciels de productivité. Et le fait est qu'ils sont plutôt doués : le blog de Jason Fried concernant la collaboration, la productivité et la nature du travail n’a rien perdu de sa popularité. 

Le principal message de Remote est que le travail à distance comporte de nombreux avantages : l'accès aux meilleurs talents, l'absence de trajets vers le bureau et surtout une productivité généralement accrue en dehors du bureau traditionnel, dont les jours de gloire appartiennent clairement au passé.

L'époque du télé-travail est arrivée 

Le travail ne se déroule pas au travail : 

« en journée, le bureau est devenu le dernier endroit où les gens tiennent à être lorsqu'ils comptent réellement travailler (...). Car les bureaux sont devenus de véritables usines à interruptions ».

Les travailleurs créatifs qui alimentent notre économie numérique (développeurs, rédacteurs, designers, etc.) ont besoin de longues périodes de temps pour accomplir leur précieux travail. Au lieu de cela, leur journée de travail est souvent « déchiquetée en de nombreux moments de travail ». 

La technologie a rendu le travail à distance nettement plus facile. Basecamp a été parmi les premiers outils collaboratifs développés afin de permettre aux télé-travailleurs de collaborer. Mais chaque année, de nouveaux outils viennent s'ajouter à la liste : Dropbox, Google Doc, Google Hangout, Skype, Slack, WebEx, Facebook Workplace, Microsoft Teams, etc. Il y a très peu de tâches qui ne peuvent pas être effectuées à distance ! Ces nouveaux outils rendent possible une collaboration asynchrone : non seulement les personnes n'ont plus besoin de se retrouver au même endroit, mais elles n'ont même plus besoin de travailler en même temps. Aucun horaire fixe n'est nécessaire : une bonne politique de télétravail peut accueillir des personnes basées dans différents fuseaux horaires, mais aussi des noctambules, des lève-tôt ou des gens vivant en famille...

Pendant ce temps, alors que les prix de l'immobilier montent dans les centres urbains les plus dynamiques du fait de l'afflux de travailleurs créatifs, un nombre croissant de travailleurs est condamné à réaliser des trajets au bureau de plus en plus longs. En moyenne, les travailleurs perdent environ 400 heures par an pour aller au bureau, ce qui représente beaucoup de temps perdu pour les entreprises qui les emploient. Ces trajets peuvent être une source de stress et de mal-être. Ils sapent la motivation et la productivité. 

À l'avenir, la grande ville pourrait perdre son monopole en tant que centre de talents original. « Tout le monde ne tient pas à déménager à San Francisco ». Dans des endroits comme San Francisco, les changements d'emploi sont la norme : les travailleurs ont tendance à penser que l'herbe est toujours plus verte ailleurs. En revanche, les personnes talentueuses qui sont autorisées à télé-travailler depuis des zones moins denses, telles que l'Idaho ou l'Utah, ont tendance à rester plus fidèles aux entreprises qui les emploient.

Dans le fond, il ne s'agit pas d'une question d'argent ! Un nombre croissant de travailleurs est à la recherche d’une meilleure qualité de vie, d’une certaine flexibilité ainsi que d'un travail enrichissant. Et de plus en plus d'employeurs remarquent que l’accès à tous les travailleurs talentueux qu'ils auraient besoin d'embaucher se fait difficile. Pour ces deux raisons, le travail à distance est une solution à prendre en considération.

Abandonner les mauvaises excuses 

Les auteurs réfutent une série d'arguments habituellement avancés par ceux qui s'opposent à l'idée de mettre en place le télé-travail au sein de leur organisation. Voici quelques-uns des arguments les plus fréquents :

  • « La magie ne fonctionne que lorsque nous sommes tous dans la même pièce » : en fait, les grandes idées ne sont pas si communes et elles nécessitent un suivi sérieux. Rendre les réunions en personne plus rares ne fait que les rendre plus précieuses.
  • « Si je ne peux pas les voir, comment puis-je m’assurer qu'ils travaillent ? » : de nombreux travailleurs développent des stratégies rusées dans le but de prétendre qu'ils travaillent au bureau. Il n'y a aucune garantie de productivité, mais un manque de confiance portera indéniablement préjudice à la productivité. La plupart des gens tiennent à travailler du moment que leur travail reste stimulant et épanouissant. 
  • « Qui va répondre aux appels téléphoniques ? » : de multiples employés répartis sur différents fuseaux horaires ou travaillant à des horaires différents permettent de couvrir tous les « roulements » afin de répondre aux clients. Tout cela nécessite une bonne coordination.
  • « Les autres seraient jaloux » : il s’agit d’une excuse fréquemment utilisée par les managers réticents. Même si certains emplois ne sont pas adaptés à une exécution à distance, pourquoi tous les membres de l'organisation devraient-ils travailler de la même manière ? Les gens peuvent comprendre que des emplois différents impliquent des exigences différentes.
  • « Qu'en est-il de la culture ? » : la culture est souvent présentée comme le « divertissement » partagé par les personnes, mais il s'agit en réalité de « l’ensemble des valeurs et actions prononcées et non-prononcées » de l'organisation. Vous n'avez pas besoin de réunir physiquement tout le monde pour créer une culture forte. « Le fait d'avoir des travailleurs à distance vous oblige à renoncer à l'illusion que la constitution d'une culture d'entreprise est uniquement restreinte aux activités sociales en personne ».
  • « J'ai besoin d'une réponse immédiate » : une certaine adaptation est nécessaire pour se rendre compte que toutes les questions n'appellent pas une réponse immédiate. Les e-mail suffisent pour la plupart des questions. Les messages instantanés sont destinés aux messages urgents. Et le téléphone peut être utilisé pour des questions capitales lors des états de crise. Un nombre inférieur d'interruptions impliquera une productivité plus élevée. « La victoire sur votre addiction et celle des autres au "dès que possible" ne se fera pas sans sevrage ».

Comment collaborer à distance 

Pour réussir, les équipes de télé-travailleurs ont besoin d'une série d'outils et de principes de bon sens que les auteurs ont tenté d'énumérer. En voici les plus importants :

  • « Chevaucher vous devrez » : il est indispensable qu'il y ait un certain chevauchement entre les heures de travail des travailleurs. Dans l’idéal, quatre heures de chevauchement sont nécessaires pour éviter les retards de collaboration excessifs et garantir malgré tout le sentiment d'équipe.
  • « Voir, c'est croire » : il est maintenant si simple de partager un écran grâce à des outils tels que WebEx, Join.me, GoToMeeting... Cela revient à s'asseoir côte à côte devant le même écran ! Sauf que c'est simplement pour le travail.
  • « Tout au grand jour » : les documents importants ne doivent pas être enfermés dans la boîte de réception d'une personne, mais plutôt présentés au grand jour. Grâce à Dropbox, GitHub, etc. il est possible de les rendre disponibles à tous.
  • « La fontaine à eau virtuelle » : on dit que « les prisonniers du boulot ne font pas de vieux os ». Il est essentiel de fournir un salon de discussion où tout le monde peut s'amuser, partager des photos de chats, discuter de la politique et se connecter comme ils le feraient autour d'une fontaine à eau au bureau.
  • « Le travail est le plus important » : avec les télé-travailleurs, seul le travail lui-même peut servir à juger les performances d'une personne. La politique et la personnalité viennent dans un second temps seulement.
  • « Doucement sur les M&Ms » : plus vous tenez à l’écart des réunions et des managers (M&Ms), plus vous pourrez réaliser de travail. Les réunions devraient être considérées comme une « douceur rare ».

Embaucher et garder les meilleurs 

Être capable de recruter au-delà de sa zone géographique constitue un excellent moyen d'élargir le bassin de talents et de former un personnel plus diversifié pour s'attaquer aux marchés mondiaux. C'est également un bon moyen de garder les talents : parfois les gens tiennent à déménager, même s'ils aiment leur travail. Les travailleurs présents dans l'entreprise de longue date sont ceux qui travailleront le mieux à distance : ils connaissent la culture, l'équipe, les exigences... Alors pourquoi les laisser partir ?

Il est à tort supposé que les rapports humains importent moins lorsqu’il s'agit d'embaucher des télé-travailleurs. Il n'y a rien de plus faux. Ils sont encore plus importants si l’on souhaite tenir sur le long terme. Les relations peuvent être compliquées sans face-à-face. Le travail à distance doit se baser sur des gens pleins de bon sens, de bonne volonté, de bienveillance, de patience... Aucun comportement stupide ne peut être autorisé. Les mauvaises vibrations compromettraient alors le travail d'équipe.

Le recrutement ne peut pas se baser sur des « trucs de passe-passe ». La capacité d'un individu à résoudre des puzzles bidon n'aucune corrélation avec sa capacité à résoudre des problèmes réels au travail. Par conséquent, l’étude du travail reste la meilleure méthode de recrutement. La meilleure façon de procéder est de commencer par un projet test. La pré-embauche peut prendre la forme d'un mini-projet d'une ou deux semaines. Les télé-travailleurs doivent également être de bons rédacteurs, car pour réaliser un travail satisfaisant, il est essentiel qu’ils disposent de solides capacités de rédaction. La lettre de motivation peut être utilisée comme premier filtre de recrutement. Ce n'est qu'après avoir passé cette étape que la rencontre en personne deviendra pertinente.

Les travailleurs résidant loin de la grande ville n'ont pas à recevoir un salaire inférieur ! « L'égalité de rémunération pour un travail égal » n'est pas seulement une revendication universelle, c'est aussi une politique solide en matière de ressources humaines afin de fidéliser les individus talentueux au sein de l'entreprise. 

« Ne considérez pas le télé-travail comme un moyen de lésiner sur les salaires ! »

Gérer les télé-travailleurs 

En général, il est préférable de commencer à télé-travailler le plus tôt possible au cours de votre expérience en entreprise. Cette tâche est beaucoup plus facile si votre culture d'entreprise est définie par les télé-travailleurs. Autrement, le fait de permettre à vos employés actuels de commencer à télé-travailler quelques jours par semaine peut constituer un bon point de départ. Il est préférable de procéder par petites étapes.

En matière de gestion des travailleurs, il n'est dorénavant plus possible de se contenter de « gérer les fauteuils » : il s'agit uniquement de travail et de rien de plus que de travail. Par conséquent, une certaine connaissance du travail est nécessaire pour gérer efficacement une équipe. Les managers doivent être en mesure de comprendre les raisons des éventuels retards, se montrer créatifs en matière de solutions aux problèmes compliqués, être en mesure de diviser le travail en portions facilement gérables, etc. 

Nombre de précieuses leçons peuvent être tirées du monde de l'open source. 

« Les potentiels télé-travailleurs et télé-managers ont beaucoup à apprendre de la façon dont le mouvement des logiciels open source a su conquérir les géants commerciaux au cours des dernières décennies. C'est un triomphe de la collaboration et de la communication asynchrones comme le monde en a rarement vus ».

Ce que démontre le succès de l'open source, c'est le pouvoir de la motivation intrinsèque. Les programmeurs travaillent par passion, pas pour l'argent !

Il faut retirer jusqu’au moindre obstacle pour que le travail soit efficace. Les télé-travailleurs ne doivent pas être traités comme des citoyens de seconde zone, mais ils devraient avoir le pouvoir de « s'asseoir à la même table » (au sens figuré), d'avoir une voix, de prendre des décisions... Par défaut, chaque travailleur devrait avoir accès à tout ce dont il a besoin. Des erreurs se produiront et ce n'est pas grave : elles sont le prix de l'apprentissage et de l'autosuffisance.

« En réalité, c'est l'excès de travail et non pas son manque qui est le véritable ennemi au sein d'un environnement de télé-travail prospère », en particulier lorsque les équipes sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires. Pour les travailleurs à distance, la frontière entre le travail et les loisirs est totalement floue. Il en va de la responsabilité de chacun de s'assurer que le travail ne devienne pas une source d'épuisement. Autrement, ils courraient un risque d'épuisement professionnel. Sur le long terme, les meilleurs travailleurs sont des gens qui travaillent un nombre d'heures raisonnable. Une moyenne de 40 heures par semaine peut être considérée à la fois raisonnable et durable.

Être un télé-travailleur 

Les travailleurs à distance disposent de liberté et de flexibilité. Sans frontières, ni routine, la vie peut parfois se révéler difficile. La plupart des gens ont besoin d'une routine. Par conséquent, il est essentiel de trouver des moyens de séparer le travail et le plaisir : dispositifs séparés, pièce séparée, routines et rituels...

Le télé-travail n'a pas à être tout noir ou tout blanc, il rend possible de nombreuses combinaisons hybrides : les matins à la maison et les après-midis au bureau ; ou trois jours à la maison et deux jours au bureau. Pour ceux qui n'ont pas de bureau, les cafés et les espaces de coworking peuvent constituer de bons endroits pour travailler tout en maintenant leur motivation.

Les changements de décor mènent à de nouvelles idées. Il est plus facile de résoudre un problème lorsque l'on a davantage de perspectives sur ledit problème. L'équilibre travail-vie personnelle et l'augmentation du temps passé en famille assurent aux travailleurs un meilleur équilibre et une meilleure santé. Finalement, ils se révèlent également plus performants au travail.

En matière de télé-travail, le tournant est sur le point d'arriver. L'ancien modèle du bureau est clairement en déclin. Comme Richard Branson l'a affirmé : 

« Dans 30 ans, avec les avancées technologiques à venir, lorsque les gens regarderont vers le passé, ils se demanderont même la raison qui a pu justifier la création des bureaux à un moment donné ».


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Rédaction : Laëtitia Vitaud

Illustration : Pablo Grand Mourcel

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