Onboarding : tour d'horizon des bonnes pratiques chez Welcome to the Jungle

Chez Welcome to the Jungle, on est convaincu que l’onboarding est un vrai sujet d’entreprise. Mettre en place un processus d’intégration permet aux nouveaux arrivants de se sentir attendus, considérés, et donc de démarrer l’expérience collaborateur sur de bonnes bases. C’est également l’occasion d’infuser votre culture d’entreprise pour valider que vous et vos nouveaux collaborateurs êtes bien alignés.

Chez nous, le sujet onboarding est pris en charge par une équipe de trois personnes : Camille - Head of Operations, Zoé - Head of Customer Success et Aurélia, Responsable Evénementiel. Elles ont été volontaires pour s’investir sur cette thématique dans le cadre d’un « side project ». 

L’organisation du process en interne

Dès lors qu’un collaborateur est embauché, l’équipe onboarding est informée et déploie toutes les actions qui ont été pensées en amont et que vous allez découvrir dans cet article.

Pour pouvoir avoir une vision claire de ce qui est fait et à faire, nous travaillons sous forme de check-list sur Trello. À chaque nouvel arrivant, un « onboardeur » attitré. En termes d’organisation c’est beaucoup plus facile, et pour que les échanges soient plus libérés, le binôme ne fait jamais partie de la même équipe. 

À chaque nouvel arrivant, un « onboardeur » attitré.

Avant l’arrivée des nouveaux collaborateurs

  • Envoi d’un mail trois jours avant l'arrivée du nouveau collaborateur pour lui rappeler l’adresse des locaux et l’heure à laquelle on l’attend le jour J. C’est important pour le nouveau collaborateur d’avoir ces informations d’un point de vue pratique mais aussi agréable de savoir qu’il est attendu !
  • Annonce de son arrivée en interne sur Slack en prenant soin d’indiquer le poste qu’il occupera et l’équipe qu’il rejoint. Comme l’équipe grandit vite, c’est important de veiller à bien informer tout le monde.
  • Test and learn. Pour que les nouveaux arrivants n’aient pas à se soucier de leur itinéraire le jour J, nous leur proposions de prendre en charge leur trajet : un chauffeur VTC venait les chercher chez eux. On s’est vite rendus compte que cette démarche ne correspondait pas à l’ADN de Welcome to the Jungle, c’était « trop » dès le début et pouvait mettre mal à l’aise certaines personnes.

Annoncer l'arrivée en interne du nouveau collaborateur en indiquant son poste et l'équipe qu'il rejoint est important . Il faut veiller à bien informer tout le monde.

Le jour J

  • Un bureau préparé avec le matériel nécessaire et le kit d’onboarding : c’est très important de valider les aspects techniques, par exemple que l’ordinateur des nouveaux collaborateurs soit bien prêt quand ils arrivent, pour qu’ils n’aient pas à s’en soucier et puissent commencer à prendre leurs marques rapidement. 
  • Différents éléments composent le « kit d’onboarding » : un trombinoscope de l’équipe, un livret d’accueil (notre histoire, les informations pratiques à connaître, le fonctionnement de notre produit, le guide des bonnes adresses du quartier... ), les valeurs de l’entreprise, le pull de la Jungle... ainsi que quelques cadeaux extra : cactus, agenda, crayon. 
  • Un premier déjeuner booké dans leurs agendas. Le déjeuner du 1er jour c’est LE moment anxiogène par excellence, beaucoup ont connu ce moment gênant où personne ne vous proposer d’aller manger. Prévoir ce moment c’est éliminer cette source de stress
  • Un point administratif pour s’occuper du contrat de travail et clarifier les informations « légales » : tickets restaurants, congés payés... etc. 
  • Un point « outil » pour expliquer le fonctionnement de Slack, Trello, configurer la messagerie, donner accès à notre Drive partagé… une première entrée en matière pour qu’ils puissent avoir toutes les informations dont ils ont besoin pour commencer, et surtout qu’ils prennent part à la communication interne de Welcome to the Jungle !

La première semaine

Volontairement, on a choisi de bien remplir les agendas des nouveaux chez Welcome to the Jungle, en alternant les rendez-vous équipes et phases d’immersion. C’est important, pour bien comprendre notre fonctionnement de pouvoir rencontrer tous les pôles et de se prêter au jeu du rendez-vous client ou du tournage avec la prod’, mais également pour connaître l’ensemble de l’équipe

Les nouveaux arrivants (dans l’idéal leur arrivée est groupée pour faciliter l’immersion et ne pas sur-solliciter les collaborateurs) rencontrent toutes les équipes à tour de rôle, déjeunent avec les fondateurs, et ont quatre immersions : un rendez-vous client, un tournage, un atelier sur la création d’un profil sur Welcome to the Jungle et un autre sur l’écriture d’un article sur le site. 

Comme les événements sont nombreux, ils profitent, la plupart, de ces moments plus informels pour faire plus ample connaissance avec l’ensemble de l’équipe.

Les nouveaux arrivants rencontrent toutes les équipes à tour de rôle, déjeunent avec les fondateurs et ont quatre immersions.

Le 1er mois

Un mois après l’arrivée des nouveaux, un rendez-vous est fixé : le rapport d’étonnement. L’occasion de valider que tout se passe bien, que le collaborateur est intégré, a bien compris le fonctionnement de l’entreprise et que tout est clair au niveau de ses missions. Pour permettre un échange plus informel et donc plus libéré, ce moment se fait lors d’un déjeuner, à l’extérieur des bureaux. 

Un mois après l’arrivée des nouveaux, un rendez-vous est fixé : l’occasion de valider que tout se passe bien, qu'il est intégré et au clair avec ses missions.

Les next steps

  • La création d’un système de parrainage pour aller plus loin dans l’accompagnement et l’intégration informelle. 
  • Un suivi sur le long terme pour avoir des feedbacks plus réguliers : 1 mois puis 3 mois puis 6 mois.
  • Un wiki d’entreprise pour que notre jargon soit compris dès les premiers jours. 


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Rédaction : Aurélia Le Bescond

Photos : WTTJ

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