Centrer son process d'onboarding sur l'humain | Human After All 2019

Welcome to the Jungle accompagne une nouvelle relation au travail, fondée sur la découverte, l’immersion et la volonté de privilégier le lien humain. Pour aller encore plus loin et échanger sur les sujets clés qui nous font repenser la relation entre entreprise et individu, nous avons créé un évènement annuel : Human After All. Camille Fauran, Head of Operations chez Welcome to the Jungle, partage sa vision sur un processus essentiel : l’onboarding. 

La vidéo de l’événement


Le premier jour au sein d’une boîte est crucial dans la vie d’une personne : on se souvient tous des moments de solitude dans le hall d’une tour à la Défense ou, a contrario, d’un accueil chaleureux de la part de collègues. Les chiffres corroborent l’importance de la phase d’onboarding : 4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse. En revanche, une bonne intégration augmente à 69% le taux de nouvelles recrues qui restent au moins trois ans au sein de l’entreprise. Quand Camille a rejoint la tribu, elle a mis un point d’honneur à en faire un vrai projet d’entreprise. Suite à une expérience d’accueil « désastreuse » au sein d’une précédente entreprise, Camille a construit son onboarding idéal. À quoi ressemble-t-il ? Trois adjectifs fondent son approche : empathique, informatif et, surtout, inclusif. Immersion au sein de l’onboarding Welcome to the Jungle. 

L’onboarding comme projet d’entreprise stratégique 

Selon Camille, le point essentiel est d’en faire un sujet important dès le départ. Or l’onboarding reste souvent cantonné à son simple statut de processus RH. Chez Welcome, l’équipe a voulu prendre le contrepied et a essayé d’en faire un projet collectif d’entreprise.

La base a été d’établir une vision : que veut-on proposer aux nouveaux entrants ? Pourquoi fait-on ce parcours d’intégration ? Camille insiste : « Chez Welcome to the Jungle, on a rapidement voulu avoir une proposition de valeur claire et réfléchie ». 

Ensuite, il a fallu gérer le processus RH comme un projet à part entière : pour avancer et coordonner les différentes actions, un groupe transverse de 4 personnes volontaires s’est créé. Cette équipe, dont ce n’était pas le métier à la base, a positionné l’onboarding en tant que vrai sujet d’entreprise en s’appuyant sur deux leviers : l’implication des managers et une présentation du projet auprès de toute l'équipe. 

Enfin, cette même équipe a créé une dynamique humaine collaborative autour de l’accueil : « ce ne sont pas des actions RH isolées » mais véritablement une démarche globale et co-gérée avec les collaborateurs et les managers. 

Pour assurer la cohérence, il fallait sceller le contrat de confiance ! 

L’onboarding est une étape charnière en termes de promesse employeur car cela reflète « la cohérence entre ce que tu proposes au candidat (...) et ce qu’il va effectivement vivre en tant qu’employé ». Le risque de rupture de confiance, comme l’a vécu Camille au sein de son ancienne boîte, est très élevé. Comment peut-on l’éviter ? 

Chez Welcome to the Jungle, trois points cardinaux ont été mis en place : 

  • Le recrutement est fondé sur la confiance : l’employeur se doit de respecter « ses promesses », une fois le salarié en poste. 
  • Il n’y a pas de place pour la surenchère : on ne survend pas si, derrière, on propose une expérience d’onboarding et salarié qui n’est pas à la hauteur.  
  • L’intégration est un parcours d’initiation à la culture de l’entreprise en facilitant l’accès à ses coulisses : « c’est un moment pour expliquer les métiers, l’histoire, les fonctionnements internes... » insiste Camille. 

Une expérience empathique, informative et inclusive  

Ces trois adjectifs ont été les guidelines infusées à chaque étape clé de l’intégration Welcome to the Jungle pour garantir une expérience unique : 

Avant le jour J : l’intégration ne démarre pas le jour de l’arrivée mais avant, durant « la période entre la signature et l’arrivée... » où il se passe souvent quelques mois d’appréhension. Les initiatives lancées : 

  • Les futurs collaborateurs sont invités à des événements d’équipe.
  • Un mail récap’ une semaine avant l’arrivée est envoyé : pas trop formel, il permet de présenter l’équipe, l’organisation et le planning de la semaine. Chez Welcome, il y a même un site web interne avec toutes ces infos nécessaires. 
  • En backstage, une préparation interne a lieu : « via Slack, on annonce l’arrivée des personnes avec le lien vers leurs profils Linkedin pour mettre un visage sur un nom. » 

Le D-day : l’arrivée est du même acabit. « Le bureau est prêt avec tout le matériel, l’agenda booké pour les deux prochaines semaines, un welcome kit avec stylo, cahier, guide pratique, plante… ». Des détails qui n’en sont pas, justement. Se sentir appartenir à une équipe et un collectif est un vecteur fort d’inclusion et ce, quelque soit le poste, « c’est pourquoi tout le monde a le même niveau de qualité d’accueil ». 

Le jour d’après : l’angoisse est encore prégnant car « on veut tous montrer que l’on est occupés… ». Pour mieux vivre ce syndrome du nouvel arrivant, Camille a mis en place plusieurs actions qui permettent de se projeter au sein de l’organisation à la fois par l’action et l’échange : 

  • Immersion into the Jungle : au-delà de la rencontre avec les équipes, «  les nouveaux arrivants ont des immersions métiers pour découvrir les aspects business et commerciaux, le tournage... ». 
  • Formations à tous les outils pour garantir une prise en main rapide et efficace.
  • Rencontres informelles : déjeuners prévus avec les fondateurs et les différentes équipes.
  • Le concept du Buddy : pour assurer le follow-up et garantir des moments d’échanges, une personne volontaire et non hiérarchique accompagne chaque nouveau arrivant lors des premiers mois. 

Scaler le projet sans le déshumaniser

L’enjeu pour toute entreprise qui s'agrandit est de passer du mode artisanal au mode scalable sans perdre l’expérience personnalisée et unique. Camille partage l’expérience Welcome pour maintenir le niveau de qualité élevé : 

  • Un responsable projet a été nommé : « Chez nous, c’était au départ un side project pour structurer l’approche et en faire un projet stratégique ». Pour coordonner à plus grande échelle, cela ne suffisait plus, un chef de projet dont c’est la mission principale a pris le relais. « Il doit être garant de l’expérience », ajoute Camille.
  • Lancement du mode « promo » : pour faciliter l’organisation et éviter de sur-solliciter les managers, la gestion des arrivées par promotion a favorisé l’expérience de groupe ».
  • Les outils pour s’organiser : cela demande pas mal de logistique « plus de 40 tâches par nouvel arrivant », insiste Camille. Chez Welcome, l’équipe a opté pour des outils de planification type Trello à la fois collaboratifs et lisibles « surtout quand l’onboarding prend une dimension internationale ».

L’amélioration continue grâce aux erreurs  

Les écueils sont inévitables… ils sont même souhaitables pour progresser car « l’objectif est d’améliorer l’expérience pour toujours faire mieux ». Camille en confie trois qu’elle a expérimentés ! 

  • Trop en faire  : « au départ, on envoyait un chauffeur VTC pour le premier jour croyant alléger le nouvel arrivant du stress des transports. C’était trop. ». Il faut revenir à la question fondamentale : « pourquoi » souhaite-t-on mettre en place telle ou telle action ?  À quel besoin cela répond ? 
  • « On ne fait pas un onboarding pour cocher une case », c’est un projet RH stratégique. Ainsi, proposer un kit d’onboarding trop standardisé et sur étagère ne sert pas à grand chose !
  • Enfin, il faut trouver un compromis pour réussir à inspirer les managers pour leur donner envie de « cascader » le modèle d’intégration au sein de leurs équipes sans leur demander trop de temps.

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Rédaction : Laure Girardot

Photos : WTTJ

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