Onboarding : How to onboard new talents?

Les meetups de Welcome to the Jungle ont fait leur rentrée le 26 septembre dernier, avec une septième édition consacrée à l’onboarding, où l’art d’intégrer au mieux ses nouveaux collaborateurs. Florie Garnier, HR manager chez Frichti, Matthieu Birach, International growth manager chez Doctolib et Jérémy Clédat, co-fondateur et CEO chez Welcome to the Jungle ont partagé leurs convictions et leurs retours d’expérience. Leur volonté commune : pour que ce moment crucial constitue la meilleure expérience possible pour le nouvel arrivant mais aussi un levier stratégique pour l’entreprise et sa marque employeur.

"Le recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat de travail"

C’est devant une salle comble et sur un même constat que s’est ouvert la discussion avec nos trois experts : l’onboarding est une étape absolument clé et pourtant trop souvent absente du processus de recrutement. Phénomène paradoxal au regard des enjeux à la fois humains et financiers qu’elle représente. Jérémy Clédat, CEO et co-fondateur de Welcome to the Jungle rappelle ainsi qu’un salarié sur cinq en France quitte sa boîte au bout de seulement trois mois à cause d’une mauvaise intégration. 4% décide même de partir à cause d’une première journée désastreuse ! Des statistiques à mettre en perspective avec les coûts importants qu’engendre un recrutement raté mais aussi plus largement l’impact sur l’image de l’entreprise et sa marque employeur.

Florie Garnier, Matthieu Birach et Jérémy Clédat confient avoir été marqués personnellement par des expériences de prise de poste négatives, vécues ou entendues dans leur entourage. Une équipe qui n’est pas prévenue de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, un manager invisible, un bureau quasi-vide ou encore un premier déjeuner en solo, qu’ils s’agissent de points logistiques ou culturels relatifs à la vie de l’entreprise, un premier jour dans une nouvelle boîte peut être synonyme de véritable désillusion. Il cristallise à la fois les attentes et angoisses du nouvel arrivant et doit donc faire l’objet d’une attention particulière. 

Pour faire de cette première journée la meilleure rencontre possible avec l’entreprise et ses équipes, “rien ne doit donc être laissé au hasard” insiste Florie Garnier. Pour concevoir son onboarding, Frichti s’est avant tout inspiré des souvenirs et ressentis de ses collaborateurs :

Le meilleur moyen de se remettre dans la peau du nouvel arrivant et d’identifier ses besoins et ses angoisses.

La création d’un “Kit d’arrivée” constitue un premier outil efficace pour rassembler conseils pratiques et informations clés sur la culture de l’entreprise et ses règles de vie.

Chez Welcome to the Jungle, le bureau du nouveau collaborateur est ainsi installé minutieusement avant son arrivée pour créer un effet “wahou” et un sentiment d’accueil immédiat. Il comprend notamment un trombinoscope de l’équipe, un rappel des valeurs de la boîte, un guide pratique avec toutes les informations clés sur l’entreprise et même un petit cactus pour décorer son bureau ! Une attention très forte est également apportée à l’esthétisme. 

“L’objectif : faire sentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu avec impatience et lui donner toute l’information utile pour se sentir bien et s’intégrer rapidement” souligne Jérémy Clédat. 

La mise en place d’un planning prédéfini permet également de structurer l’emploi du temps du nouvel arrivant et de lui proposer un parcours d’intégration optimisé. Au delà des rendez-vous avec l’Office manager et/ou un responsable RH pour aborder les sujets administratifs, l’immersion dans l’entreprise à travers ses différents pôles et métiers est l’étape la plus importante pour permettre une compréhension fine et rapide de ses enjeux. 

En matière d’onboarding, si certaines bonnes pratiques peuvent être généralisées, il s’agit avant tout de sur-mesure, un process efficace doit être pensé en fonction des spécificités de l’entreprise et de son organisation. 

Chez Doctolib, la réflexion s’est d’abord construite dans une optique d’efficacité pour l’équipe Business avant de s’étendre aujourd’hui plus largement à d’autres métiers. Doctolib a ainsi développé un véritable programme d’intégration et de formation collective sur deux semaines baptisé “Doctolib Academy”. 

De son côté, Welcome to the Jungle a fortement orienté son process d’onboarding sur la rencontre avec les autres pôles de l’entreprise et des immersions métiers mi-théoriques mi-pratiques. L’entreprise qui comprend une grosse activité de production de contenus permet notamment à ses nouvelles recrues de se rendre sur un ou deux tournages ainsi qu’à un rendez-vous client avec l’équipe business. 

Frichti, qui a la particularité d’avoir des équipes réparties sur plusieurs sites, propose la visite de la cuisine où sont préparés tous les plats, ainsi qu’un passage par le service client. 

“L’idée est de permettre au nouveau de bien appréhender la chaîne globale. C’est fédérateur et cela permet de comprendre les spécificités de la boîte” insiste Florie Garnier.  

“Lorsque l’entreprise est présente à l’étranger, le process d’onboarding doit également prendre en compte les spécificités culturelles du pays” témoigne Matthieu Birach. Doctolib a ainsi dû revoir son programme d’onboarding en Allemagne pour privilégier une approche plus concrète et pratique qu’en France. 

Le rôle du dirigeant s’avère également essentiel dans l’accueil des nouveaux arrivants. 

“La Doctolib Academy est une idée portée par le CEO de l’entreprise depuis le début de la boîte” explique Matthieu Birach. Chez Doctolib, la première étape de l’onboarding passe d’ailleurs par un discours du fondateur pour partager la mission de l’entreprise et transmettre sa vision. Même démarche chez Frichti où la rencontre avec les fondateurs a lieu lors d’un Frichti Morning. Chez Welcome to the Jungle, les nouvelles recrues sont invitées à déjeuner avec le fondateur lors de leur première semaine. 

“Le manager a également un rôle très important à jouer dans la préparation de l’onboarding et de l’arrivée d’un nouveau membre dans son équipe” ajoute Florie Garnier. “C’est à lui de prendre le lead mais nous l’accompagnons le plus possible en lui fournissant par exemple une check list complète avant l’arrivée du collaborateur.”

L’onboarding est un miroir de la marque employeur

La mise en place d’un onboarding s’inscrit dans une réflexion plus large sur les valeurs de l’entreprise et la marque employeur. Il est ainsi indispensable de se demander quelle est la première image que l’on veut donner au nouvel arrivant et d’aligner son onboarding sur ses valeurs.  

“L’onboarding est un véritable crash test pour la marque employeur” insiste Jérémy Clédat. 

“C’est fondamental pour l’entreprise d’être à la hauteur de la promesse de la boîte, car les attentes du candidat sont très élevées, l’onboarding est ainsi le test suprême pour l’entreprise car il éprouve concrètement la réalité de la marque employeur et de la culture de la boîte. On ne peut pas tricher “ souligne-t-il.

L’onboarding doit également permettre un feedback des nouveaux collaborateurs. Frichti et Welcome to the Jungle ont mis en place des rapports d’étonnements pour recueillir leurs perceptions. Dans cet exercice, le choix de l’interlocuteur est essentiel pour garantir un retour le plus transparent possible indique Jérémy Clédat. Les feedbacks donnent des informations clés pour optimiser l’organisation ou le business et sont une vraie source de richesse pour améliorer l’entreprise. 

Là où commence et où fini l’onboarding

L’onboarding va en réalité bien au-delà des premières semaines, et certains considèrent qu’il démarre dès le début du process de recrutement et peut s’étendre jusqu’à la fin de la première année du collaborateur. 

Chez Doctolib, la Doctolib Academy dure 15 jours mais l’onboarding dure en réalité plus longtemps insiste Matthieu Birach. Pour Jérémy Clédat : 

« L’onboarding s’arrête là où commence la formation continue ». 

Frichti réfléchit de son côté à la mise en place d’un onboarding pour les collaborateurs présents dans l’entreprise depuis ses débuts, car les structures en hyper croissance engendrent des évolutions rapides qui peuvent nécessiter la mise en place d’immersion des collaborateurs déjà en poste. 

Quant à la question du coût de la mise en place d’un onboarding de qualité, Jérémy Clédat souligne : « Financièrement cela représente un coût assez faible, il s’agit avant tout d’investissement en temps humain. » Chez Welcome to the Jungle, il l’évalue à une trentaine d’heures environ. “ Mais ce temps passé vaut infiniment plus sur la durée ” assure-t-il. Et Matthieu Birach de conclure “Nous sommes encore loin de faire autant sur le recrutement que sur l’onboarding.”

L’onboarding est un sujet sur lequel beaucoup reste à inventer et dont les recruteurs doivent impérativement se saisir car il est un levier essentiel de l’expérience collaborateur et de la fidélisation des talents. 

Les conseils à retenir :

  • L’onboarding répond à certains impératifs mais il doit être pensé selon les spécificités et les enjeux propres à l’entreprise. Certaines recettes ne fonctionnent pas d’une entreprise à l’autre et varient selon la taille et le type de structure. 
  • Le premier jour est capital car il cristallise à la fois les attentes et les angoisses du nouvel arrivant, mais c’est aussi l’occasion de créer un véritable effet wahou qui marquera durablement. 
  • L’onboarding doit conjuguer des aspects pratiques avec des éléments d’acculturation liés aux spécificités de l’entreprise 
  • Mettre en place un kit d’onboarding et prévoir le planning du nouveau collaborateur permet de lui montrer qu’il est attendu et de faciliter son intégration
  • Les goodies permettent de marquer les esprits mais l’essentiel du processus d'intégration se joue sur des actions de fond 
  • Impliquer les dirigeants dans l’accueil, pour partager leur vision
  • L’onboarding doit transmettre les valeurs de l’entreprise : il s’agit d’un véritable crash test pour votre marque employeur 
  • Prévoir un rapport d’étonnement permet de récupérer des feedbacks extrêmement précieux pour l’entreprise en bénéficiant du regard encore neuf du collaborateur
  • L’onboarding ne s’arrête pas au bout de quelques jours et doit être envisagé comme une démarche globale depuis le premier contact avec l’entreprise jusqu’à la fin de la première année du collaborateur dans l’entreprise. 

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