Comment recruter un COO ?

Maître et garant des processus opérationnels, Le COO (Chief Operating Officer) ou « responsable des opérations » est chargé d’optimiser les méthodes de travail des équipes dont il a la charge et de coordonner les différents métiers de l’entreprise.

Meneur du changement, très courtisé dans les entreprises innovantes, le COO n’en reste pas moins l’un des postes de management totalement situationnel parmi les plus exigeants qui soient et son recrutement est tout aussi compliqué. D’abord parce qu’il implique une très grande polyvalence, impliquant de profondes connaissances opérationnelles, doublées d’une vision stratégique. Ensuite parce qu’il n’existe pas un mais plusieurs profils, sept pour être plus précis selon le Harvard Business Review  (parmi lesquels figurent l’exécutant, l’accompagnateur du changement ou encore l’alter-ego du CEO).

Elaborer, motiver, suivre et contrôler sont ses moteurs et son principal défi consiste à obtenir la confiance de ses équipes tout en contrôlant leur niveau de performance.

Présentation

Le COO est chargé d’élaborer la stratégie commerciale globale de l’entreprise mais aussi d’optimiser le chiffre d’affaires et la marge de l’entreprise en anticipant les évolutions de son marché.

Véritable caméléon, il doit être capable d'interagir avec tout type d’interlocuteur et de résister à la forte pression du résultat. C’est à lui que revient la charge de piloter les équipes qui lui sont affiliés et d’optimiser le processus décisionnel, ce qui inclut la validation des outils de vente/marketing.

Le métier comporte une forte dimension d’analyse de données mesurables et de reportings adressés à la direction générale.

Suivant la taille de l’organisation et son degré d'internationalisation, le COO peut être amené soit à diriger une business unit et traiter avec des services bien délimités (la R&D, le marketing et la relation client a minima), soit à seconder le CEO/fondateur.  

A charge pour lui de motiver les équipes, de les évaluer, de coordonner les services, de fluidifier les canaux de communication et d’harmoniser les méthodes d'exécution. 

Le métier s’articule autour de 5 axes: 

  • le pilotage des activités d’exploitation, 
  • la définition des procédures et des standards, 
  • la gestion de projets techniques, 
  • la mesure et le contrôle des opérations ainsi que le management d’un ou plusieurs service(s).

Que recherche le candidat ?

Si l’évolution professionnelle vers un poste de direction générale n’est pas à sous-estimer, regardez si le candidat est attiré par la diversité des tâches et des domaines de connaissances mobilisés, la dimension stratégique de la fonction, l’exercice d’un poste à responsabilité, le management d’effectifs plus ou moins large ou encore le suivi de données chiffrées et la dimension de conseil/coaching

Comment attirer le candidat ?

Préférez parler de « COO » ou de « business unit manager » dans un grand groupe, voire de « bras droit du CEO » dans une structure de type start-up, plutôt que « directeur des opérations ».

Parlez du chiffre d’affaire de votre organisation, si elle connaît une phase de croissance mentionnez-le, ce sera le signe d’un travail davantage stimulant pour le candidat. 

  • Evoquez l’identité de l’organisation et principalement son positionnement et son leadership sur son marché.
  • Evoquez le périmètre d’action, dont : la taille de l’équipe à gérer et le nombre d’entités concernées (enseignes s’il s’agit d’un réseau de boutiques ou sites de production s’il s’agit d’une entreprise industrielle).

Précisez la filiale concernée par la mission si l’entreprise est internationale.

N’oubliez pas de parler du rattachement hiérarchique afin de préciser la personne avec laquelle le COO sera amené à collaborer. 

Les compétences à viser

Si les compétences nécessaires dépendent du type de COO recherché et de la mission à accomplir, il demeure quelques fondamentaux, généralistes.

Le métier nécessite une bonne sensibilité en marketing et en management ainsi qu’en gestion des opérations. 

Une sensibilité aux nouvelles technologies et au CRM est fortement recommandée. 

Les formations à privilégier sont les écoles d’ingénieur, de commerce ou de gestion. Celles-ci peuvent être complétées d’un master spécialisé en marketing/vente, droit ou économie de l’entreprise et des marchés. Les candidats ayant une expérience dans le conseil en transformation des organisations ou accompagnement au changement sont fortement recommandés.

En outre, seront particulièrement appréciés, les profils habitués à prendre la parole en public (représentations théâtrales, concours d’éloquence, participation à des débats d’idées, poste de communicant en association…)

Le candidat devra maîtriser en priorité la gestion budgétaire et être capable de réaliser un business plan. Il pourra disposer d’une expérience en amélioration du service client et en négociation des prix. 

Le candidat idéal est une personne de terrain avec un tempérament entrepreneurial ayant exercé les fonctions de chef de secteur, de directeur régional ou ayant officié sur le même marché.  

Les logiciels qu’il / elle sera amené(e) à utiliser iront de l’indispensable tableur Excel à des programmes de planification comme Chart.io, en passant par des interfaces de communication interne comme Slack. 

Les soft skills à privilégier sont : 

  • l’aisance relationnelle, 
  • un excellent sens de l’organisation incluant une grande capacité à déterminer les priorités, 
  • un pragmatisme à toute épreuve,
  • un esprit analytique et de synthèse avec un goût certain pour les chiffres.

Les process d’entretien 

Le dispositif s’ouvre avec un entretien téléphonique exploratoire avant de basculer sur plusieurs entretiens en face à face, impliquant un cadre RH et divers opérationnels et autres décideurs marketing et commerciaux.  

Dans la mesure où le COO doit entretenir un relation privilégiée avec le CEO/fondateur afin de transmettre des messages cohérents avec les équipes qu’il / elle manage, il semble impossible de faire l’impasse sur une interview en face à face avec le candidat.  

Il s’agira de le / la laisser exposer sa capacité à surmonter les situations de crise, à composer avec des équipes multi-culturelles et à prouver son aptitude à optimiser des structures organisationnelles et développer le chiffre d’affaires d’une organisation. 

Parmi les questions pouvant être posées figurent: 

  • Quel est selon vous le poste le plus compliqué que vous ayez occupé par le passé et en quoi pourrait-il garantir la réussite de votre prise de poste chez nous ?
  • Où vous voyez-vous d’ici 5 ans ? Quel est selon vous l’élément le plus important dans une culture d’entreprise ? 
  • Comment réagissez-vous en cas de désaccord avec la direction/le CEO ? 
  • En tant que COO, comment qualifieriez-vous votre style de management ? Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû prendre une décision rapide.
  • Comment priorisez-vous vos tâches journalières ? Quel est pour vous le système d’évaluation de la performance le plus efficace et pourquoi ? Comment suivez-vous les progrès enregistrés par l’entreprise ?  Quel est la méthode la plus efficace pour donner et recevoir un feedback ? Décrivez une situation où votre équipe a accompli un objectif spécifique ? Comment les avez-vous motivé ?

L’entretien pourra donner lieu le même jour et dans les locaux de l’entreprise à une étude de cas, une simulation de négociation avec un nouveau fournisseur, voir une mise en situation de crise.   

Ce dont il faut parler en entretien

Il faudra dérouler les valeurs de l’entreprise et la vision du CEO/fondateur. Il faudra tout d’abord rappeler les raisons du recrutement et le type de profil attendu sur cette mission au regard du contexte économique de la business unit ou de l’organisation dans son ensemble. Il conviendra d’énoncer les objectifs prioritaires ainsi que les critères d’évaluation de la collaboration.  Il faudra parler de la taille de l’équipe que le COO sera amené à manager et les différents services avec lesquels il / elle sera amené à interagir. 

Les mots incontournables

  • BU (business unit) : unité, département représentant un segment spécifique de l’entreprise
  • Bilan : Etat présentant la situation financière de la société (son actif et son passif) à une date donnée.
  • Business plan : document écrit permettant de formaliser un projet d’entreprise et de décrire comment l’organisation compte atteindre ses objectifs (en particulier financiers). 
  • Compte de résultat : Etat présentant les revenus obtenus et les dépenses effectuées au cours d’un exercice, ainsi que les bénéfices ou pertes qui en résultent.
  • CRM : Gestion de la relation client. Méthodes et outils technologiques assurant une gestion de la relation client optimale. Le CRM assure une rationalisation des échanges des clients ainsi qu’une meilleure connaissance de ces derniers pour ajuster l’offre au plus proche des attentes.
  • EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) : indicateur américain de performance économique d’une entreprise, il désigne les revenus d’une entreprise avant soustraction des intérêts impôts, dotations aux amortissements et provisions sur immobilisations. 
  • Efficience : rapport entre les résultats et les ressources utilisées pour les atteindre. 
  • Executive summary : résumé d’un business plan ou de tout type de documents, en particuliers la compilation d’une veille documentaire. 
  • Flexibilité : aptitude d'une organisation à s'adapter par anticipation aux changements de son environnement  
  • KPI (Key Performance Indicator) : paramètre représentatif d’une activité de l’entreprise permettant d’évaluer la performance globale de cette dernière en fonction de ses objectifs. 
  • Management opérationnel : il vise à optimiser à court terme les ressources en les combinant au mieux pour atteindre les objectifs fixés et relève de l'encadrement technique. Le rôle du manager opérationnel est de mettre en œuvre les décisions stratégiques en animant le groupe dont il est responsable 
  • Management stratégique : il définit les orientations générales de l'entreprise, à moyen et à long terme, et relève de la direction générale. 
  • Opérationnel : regroupe l’ensemble des activités et du personnel liées directement à la fabrication, à l’expédition des biens produits par l’entreprise (production, vente, logistique…). Les opérationnels sont directement acteurs sur les flux traités par l’entreprise. 
  • Reengeeniring : démarche consistant à réorganiser la séquence et le contenu d’un processus, voire du fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble. 
  • Veille stratégique : technique de recherche documentaire et d'analyse de l'information qui aide et permet la prise de décision stratégique
  • Workflow : Représentation d’une suite de tâches ou opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. 

Grille de salaire

Le niveau de rémunération sera en fonction de son niveau d’expérience.

Un COO junior pourra être rémunéré à partir de 2830 € mensuel.

Un profil plus expérimenté pourra prétendre à 5420 € mensuel tandis qu’un profil sénior (5-8 ans d’expérience) pourra avoir une rémunération supérieure atteignant, voire dépassant, les 7500€ mensuels.   

Comment gérer la période d’essai

Demandez un avis à la direction sur la qualité des rapports entretenu avec le COO et si il a bien été accepté par ses équipes.  

Assurez-vous que le COO résiste bien à la pression et que son implication ne faiblit pas. Prenez la température auprès de ses supérieurs ou de ses collaborateurs directs et relever s’il ne fait pas preuve d’agressivité, de retard ou d'absentéisme répété ou qu’il adopte une stratégie d’évitement  avec ses collègues et que ses derniers observent une baisse de la qualité de son travail. 

Enfin, vérifiez avec la direction que son recrutement contribue bien au développement du chiffre d’affaire, à la protection des marges, voire à l’amélioration de certains KPI jugés prioritaires. 

Son volontarisme, sa force de proposition (renforcement des standards, normes, techniques managériales ou organisationnelles) et sa capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions rapidement devront être pris en compte. 

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Rédaction : Victor Gosselin

Photos : WTTJ


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